خانه / مقالات آموزشی / اشتباهات رایج در مدیریت زمان

اشتباهات رایج در مدیریت زمان

اشتباهات رایج در مدیریت زمان

زمان خود را چقدر خوب مدیریت می کنید؟ اگر شما هم مثل بیشتر مردم هستید، احتمالا زیاد از پاسختان به این سوال راضی نیستید. شاید شما مجبور هستید تا دیروقت و تا موعد تحویل کارتان، کار کنید و یا شاید به نظر میرسد روزهای شما از یک مرحله بحرانی به مرحله دیگر تغییر می کند و این موضوع برایتان استرس آور و ناامید کننده است.

اکثر ما می توانیم زمان خود را خیلی بهتر و مفید تر مدیریت کنیم، اما تشخیص اشتباهاتمان و نحوه بهبود آنها به نظر مشکل می آید. زمانیکه ما زمان خود را به خوبی مدیریت می کنیم، در محل کار مفیدتر و بهتر کار خواهیم کرد و میزان استرسمان کم خواهد شد. ما میتوانیم زمان خود را به انجام کارهای جالب با دستمزدهای بالا اختصاص دهیم در نتیجه تنوعی در کارمان ایجاد می شود و به طور خلاصه می توان گفت خوشحال تر خواهیم بود.

در این مطلب، 10 اشتباه رایج در مدیریت زمان را بررسی و استراتژی ها و نکاتی که به شما کمک می کند بر این عادات غلبه کنید را بیان می کنیم.

-عدم استفاده از فهرست کارها (To-Do List)

آیا تا به حال شده کار مهمی را فراموش کنید و احساس آزاردهنده ای داشته باشید؟ اگر چنین بوده به احتمال زیاد شما از فهرست کردن کارهای خود استفاده نکرده اید و یا اگر هم استفاده کرده اید به احتمال، موثر و کارآمد نبوده است.

ترفند استفاده از فهرست کارها بستگی به اولویت بندی وظایف شما در لیست دارد. معمولاً افراد از حروف A-F برای درجه بندی کارها استفاده می کنند. (A برای آیتم هایی با اولویت بالا و حرف F برای کارهایی با اولویت پایین) . متناوباً شما می توانید برای راحتی از حروف A-D و یا اعداد برای اولویت بندی استفاده کنید.

اگر پروژه بزرگی در فهرستتان دارید و به جزئیات و داده های آن توجه نداشته باشید، انجام آن با ابهام و ناکارآمدی همراه خواهد بود. برای مثال فرض کنید که شروع نوشتن طرح پیشنهادی بودجه را در فهرست کارهای خود قرار داده اید، اما انجام این کار مستلزم چه چیزهایی است؟ بی توجهی به جزئیات باعث می شود مراحل کلیدی را از دست بدهید و باعث تاخیر شما در انجام کار می شود. بنابراین مطمئن شوید که کارها و پروژه های بزرگ را به جزئیات کوچک تر تقسیم کرده باشید (گام های عملی)، در این صورت شما موضوعات مهم را از قلم نخواهید انداخت. 

شما می توانید از نرم افزارهای مدیری�� کارها برای مدیریت پروژه های بزرگ خود استفاده کنید (مثلا برای انجام پروژه ها و کارهای روزمره Trello گزینه مناسبی است.)

 

-عدم هدف گذاری

آیا شما می دانید که در 6 ماه آینده در چه موقعیتی خواهید بود؟ و همینطور سال بعد و یا 10 سال دیگر چطور؟ اگر جوابتان خیر است بهتر است همین حالا اهداف خود را برای آینده تعیین کنید. (آشنایی با هدف گذاری)

هدف گذاری شخصی برای مدیریت بهتر زمان ضروری است چرا که اهداف، مسیر و مقصد را برای شما مشخص می کند و چشم اندازی از آینده برای شما به تصویر می کشد. وقتی که شما بدانید کجا می خواهید بروید،‌ می توانید اولویت ها، زمان و منابع و وسایل رسیدن به مقصد را مدیریت کنید. هدف گذاری به شما کمک می کند که بتوانید تصمیم بگیرید چه چیزهایی ارزش وقت صرف کردن را دارند و چه مسائلی باعث انحراف شما از مسیر می شوند.

– عدم اولویت بندی

همکارتان پیشتان می آید و برای حل یک مسئله بحرانی نیاز به کمک شما دارد، ولی در حال حاضر شما درگیر ایده جدیدی درباره جذب مشتری جدید هستید، و مطمئنید که ایده تان، یک ایده فوق العاده درباره کمپین بازاریابی آنها است، اما به خاطر مسئله پیش آمده ممکن است موضوع فکریتان را فراموش کنید.

بیشتر اوقات اولویت بندی کارها بسیار دشوار است به خصوص وقتی که با سیل عظیمی از کارهای فوری روبه رو می شوید. اگر می خواهید زمان خود را بهتر مدیریت کنید ضروری است که چگونگی اولویت بندی وظایفتان را یاد بگیرید.

 

– عدم مدیریت عوامل

آیا می دانید که اکثر ما روزانه بیش از 2 ساعت ، زمان خود را به دلیل حواس پرتی از دست می دهیم؟ فکر کنید اگر می توانستید زمان را به عقب برگردانید چه کارهایی می توانستید انجام دهید.

ایمیل ها، چت ها، همکاران و یا تماس های تلفنی می توانند از عوامل حواس پرتی باشند. اینها ما را از مسیر رسین به موفقیت باز می دارند، مسیری که اگر 100% توان و تمرکزمان را روی آن بگذاریم آسان تر و رضایت بخش تر است.

اگر می خواهید که کنترل امور روزانه خود رابه دست بگیرید و کار خود را به خوبی انجام دهید، بسیار مهم است که بدانید چگونه عوامل حواس پرتی خود را کاهش دهید و آنها را مدیریت کنید. برای مثال زمانی که باید بر روی کار خود تمرکز کنید مسنجرهای خود را خاموش کنید. همچنین شما باید یاد بگیرید که تمرکز خود را بهتر کنید حتی وقتی که با عوامل حواس پرتی روبه رو می شوید.

 

– اهمال کاری

اهمال کاری زمانی است که شما کارهایی را که باید در همان لحظه انجام دهید پشت گوش انداخته و به بعد موکول می کنید. به همراه اهمال کاری یک احساس گناه در شما به وجود می آید و ترس و اضطراب وجود شما را فرا می گیرد و همه چیز دست به دست هم می دهد تا شما نتوانید کارتان را به موقع انجام دهید.

برای مثال، بهترین روش این است که به خودتان بگویید که برای ده دقیقه می خواهید روی پروژه کار کنید. چرا که اغلب اهمال کاران فکر می کنند که باید کار را از اول تا آخر کامل کنند و همین موضوع باعث می شود که آنها مضطرب و عصبی شوند. به جای این کار مدت زمان کوتاهی را به شروع کار اختصاص دهید. همین کفایت می کند!

– به عهده گرفتن کارها بیش از حد توان

آیا شما از آن دسته افراد هستید که به سختی به مردم نه می گویند؟ اگر این طور است شما کوله باری از کارها و تعهد برای خود ساخته اید. این موضوع به عملکرد ضعیف و استرس و روحیه پایین منجر می شود.

و یا از آن دسته مدیرانی هستید که اصرار دارند تمام کارها را خودشان انجام دهند و کنترل کنند چراکه به هیچ کس اطمینان ندارند که کارها را به درستی انجام دهند. (این می تواند مشکل همه باشد- نه فقط مدیران)

در هر صورت قبول مسئولیت بیش از حد باعث هدر رفتن زمان شما می شود و شما را صرفا فردی نشان می دهد که کلی کار درهم و برهم دارد.

برای جلوگیری از این موضوع، هنر ظریف “بله” گفتن به افراد اما “نه” گفتن به کارها را یاد بگیرید. اگر از شما درخواستی می شود و پاسخ شما منفی است یاد بگیرید که چطور به آن شخص همزمان هم جواب منفی بدهید هم جواب مثبت.مطمئن شوید که توضیح موجهی برای این کارتان دارید تا برای طرف مقابل روشن شود که پاسخ شما فقط برای این درخواست بخصوص و در این موقعیت خاص منفی می باشد. اگر طرف مقابل متوجه شود که علت پاسخ منفی شما چیست این تصور که شما قصد کمک ندارید کمتر به سراغش می آید با این حال شما باید در گفتن پاسخ منفی بسیار قاطع و محکم باشید.

در واقع “بله” گفتن به افراد و “نه” گفتن به کارها به معنی مذاکره جهت حل و فصل درخواستها به روش های مختلف است.

این مهارت به شما کمک می کند که خود را به دیگران ثابت کنید در حالیکه احساس خوب خود در گروه را حفظ می کنید. یاد بگیرید که خودتان به تنهایی فکر کنید و تصمیم بگیرید و خونسردی خود را حفظ کنید.

 

– علاقه به شلوغ بودن به جای بهره ور بودن!

بعضی از مردم تمایل دارند همیشه سرشان شلوغ باشد. مهلت های زمانی بسیار کوتاه، ایمیل های بی پایان، انبوهی از فایل های انباشته شده که باید رسیدگی شوند!

مشغله ی زیاد به معنی مفید بودن نیست بلکه باعث ایجاد استرس می شود.

در عوض، سعی کنید کمی آهسته تر پیش بروید و یاد بگیرید زمان خود را بهتر مدیریت کنید.

 

– انجام همزمان چند کار

لیندا به خاطر حجم بالای کار معمولاً هنگامی که در حال صبحت تلفنی با کاربران است به ایمیل ها نیز همزمان پاسخ  می دهد. لیندا فکر می کند این بهترین روش برای استفاده بهینه از زمان خود است اما حقیقت این است که انجام چند کار همزمان، 20 الی 40 درصد بیشتر زمان می برد تا کارها تمام شوند. می توانید این شیوه انجام کار را با روش انجام کار یکی پس از دیگری مقایسه کنید. نتیجه این است که لیندا هر دو کار را به خوبی انجام نمی دهد، تمام ایمیل های او ایراد دارد و مشتریانش از حواس پرتی او شاکی و ناراحت هستند.

بنابراین بهترین راه این است که انجام همزمان کارها را فراموش کنیم و در عوض بر روی انجام یک کار تمرکز کنیم، در نتیجه کار شما بهترین خروجی خود را خواهد داشت.

 

– استراحت نکردن

خیلی خوب است که شما می توانید 8 الی 10 ساعت بی وقفه کار کنید، اما این غیر ممکن است که بدون اینکه به مغز خود مدت زمانی را استراحت دهید بتوانید روی کاری تمرکز کنید و یک کار با کیفیت ارائه دهید.

پس استراحت را وقت تلف کردن ندانید و آنرا از دست ندهید. این مدت زمان باعث می شود خلاقانه فکر کنید و خیلی بهتر و با کیفیت تر کار کنید

اگر برایتان دشوار است که کارتان را متوقف کنید، برای خودتان برنامه زمانی استراحت تعیین کنید و یا آلارمی را جهت یادآوری تنظیم کنید. در این مدت می توانید مقداری قدم بزنید، یک فنجان قهوه بنوشید و یا اینکه پشت میز خود بشینید و مدیتیشین کنید. سعی کنید هر 1 ساعت الی دو ساعت، 5 دقیقه به خود استراحت دهید. مطمئن باشید زمان کافی را صرف ناهار کرده اید چرا که تا زمانیکه گرسنه باشید کار با کیفیتی ارائه نخواهید کرد.

 

– برنامه ریزی غیر موثر

آیا شما فرد سحر خیزی هستید؟ و یا از جمله افرادی هستید که شب، هنگام غروب خورشید تازه شارژ و پر انرژی می شوند؟ همه ما عادات مختلفی داریم که در زمان های مختلف از روز پرانرژی هستیم.

شما می توانید با برنامه ریزی کار های مهم  در تایم کاری شارژخود از زمان خود به بهترین شکل استفاده کنید و کار های کم اهمیت تر که انرژی زیادی لازم ندارند مانند پاسخ دادن به ایمیل ها و تلفن ها را به زمان هایی که کم انرژی هستید موکول نمایید.

اشتباهات رایج در مدیریت زمان
اشتباهات رایج در مدیریت زمان

 

درباره‌ی پشتیبان لاین استور مداحی

همچنین ببینید

چرا قوانین نانوشته‌ی یک سازمان را باید ثبت کرد؟

چرا قوانین نانوشته‌ی یک سازمان را باید ثبت کرد؟

چرا قوانین نانوشته‌ی یک سازمان را باید ثبت کرد؟ قوانین نانوشته و راه‌های انجام کارها، …

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *